Définition du logiciel de caisse
Un logiciel ou système de caisse est un système informatique qui dispose d’une fonctionnalité de caisse, c’est-à-dire qu’il permet d’enregistrer extra-comptablement les paiements associés aux ventes et prestations de services du professionnel et les garder en mémoire. Ces opérations ne génèrent pas nécessairement d’écritures comptables. Les données concernées sont donc celles qui participent directement ou indirectement à une transaction, sur une vente ou une prestation de service.
Les obligations prévues par la loi
La loi n’impose pas aux commerçants de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse. En revanche, elle impose que les commerçants équipés de ces logiciels ou systèmes obtiennent une certification de conformité, délivrée par un organisme accrédité ou l’attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé.
Il incombe au professionnel de faire la demande du certificat de conformité à son fournisseur, celle-ci n’étant pas fournie automatiquement avec le logiciel de caisse.
Cette certification a pour objectif de prouver que les équipements utilisés respectent les conditions suivantes :
- condition d’inaltérabilité : le logiciel utilisé doit permettre d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées ;
- condition de sécurisation : le logiciel doit être en mesure de sécuriser les données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives ;
- condition de conservation : le logiciel doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée
- condition d’archivage : le logiciel doit prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.
Dans certains cas, les équipements utilisés par les commerçants sont déjà en accord avec la réglementation. Pour ces derniers, une simple mise à jour ainsi qu’un certificat de conformité du fournisseur seront suffisants pour être en conformité avec la loi.
Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifiées.
Professionnels concernés par l’obligation de certification
La loi n’impose en aucun cas aux professionnels d’utiliser un logiciel ou un système de caisse. Les commerçants n’en utilisant pas ne sont donc pas concernés par la mesure.
Elle concerne par contre tous les commerçants – et plus largement tous les professionnels assujettis à la TVA – qui enregistrent les paiements de leurs clients via une caisse enregistreuse, un logiciel ou un système de caisse, tous secteurs d’activité confondus. Ce dispositif de régulation s’applique aux commerces physiques et e-commerces. Des exceptions ont cependant été prévues dans les cas suivants :
- professionnels réalisant uniquement des opérations commerciales avec d’autres professionnels ;
- professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA ;
- professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA ;
- professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
- entreprises dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit.
Vous êtes concernés par l’obligation de certification si vous utilisez un logiciel ou un système accessible en ligne.
Par ailleurs, le dispositif est également applicable à des équipements comme les outils de mesure réglementés ou distributeurs automatiques lorsque ceux-ci disposent d’une fonction de caisse. Dans ce cas, c’est uniquement la fonction caisse qui devra être certifiée.
Enfin, si vous disposez d’appareils dotés de logiciels de caisse interconnectés, vous devrez les faire certifier séparément.
Une amende d’un montant de 7 500€ sera applicable pour les entreprises n’ayant sciemment fait aucune démarche de mise en conformité.
Forme doit prendre le document de certification
Le format de l’attestation peut être un document physique ou bien un document dématérialisé.
Il peut s’agir soit d’un certificat délivré par un organisme accrédité soit d’une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité suivant le modèle établi par l’administration fiscale.
Le document de certification doit être individuel, c’est-à-dire au nom de votre entreprise, et produite par l’éditeur du logiciel de caisse concernés. Sur ce document doivent apparaître les éléments suivants :
- Le nom et la référence précise du logiciel ;
- La date d’acquisition du logiciel ;
- La mention explicite que le logiciel respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.